Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç

Bu politika, Sólvia Studio (“Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin; saklama sürelerinin belirlenmesi, güvenli şekilde muhafaza edilmesi, yasal süresi dolunca silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi süreçlerinin KVKK ve ilgili ikincil düzenlemelere uygun olarak yönetilmesini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

2. Kapsam

Politika; Şirket’in e-ticaret platformu, iletişim kanalları, sipariş süreçleri ve müşteri ilişkileri kapsamında işlediği tüm kişisel verileri kapsar. Müşteriler, potansiyel müşteriler, ziyaretçiler, iş ortakları ve tedarikçilere ilişkin veriler bu kapsamda değerlendirilir.

3. Saklama İlkeleri

Şirket tarafından işlenen kişisel veriler;

  • Kanunlarda öngörülen süreler,

  • Ticari faaliyetlerin yürütülmesi için zorunlu olan süreler,

  • Sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirildiği süre,

  • Meşru menfaat gereklilikleri,

  • Mali denetim ve ispat yükümlülüklerinden kaynaklanan zorunlu süreler

kadar saklanır.

Veriler, belirtilen sürelerin sona ermesiyle birlikte uygun yöntemlerle silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

4. Saklama Süreleri

Kategorik olarak saklama süreleri aşağıdaki gibidir:

  • Müşteri İşlem Verileri (sipariş, fatura, teslimat bilgileri): 10 yıl (Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu gereği)

  • Muhasebe ve Finansal Kayıtlar: 10 yıl

  • İletişim ve Destek Talepleri: 3 yıl

  • Üyelik / Hesap Bilgileri: Üyelik devam ettiği sürece + talep sonrası 180 gün

  • Kargo teslimatına ilişkin log ve kayıtlar: 3 yıl

  • Çerez Kayıtları: Çerez türüne göre 6 ay – 2 yıl

  • Pazarlama İzni / Ticari Elektronik İleti Onayı: Rıza geri çekilene kadar

  • İptal – İade – Şikâyet Kayıtları: 3 yıl

Bu süreler, mevzuatta yapılacak değişikliklere göre güncellenebilir.

5. Saklama Yöntemleri

Kişisel veriler şu ortamlarda saklanır:

  • Güvenli sunucular

  • Şifrelenmiş dijital arşivler

  • Yetkilendirilmiş bulut sistemleri

  • Kanuni zorunluluk hâlinde fiziksel arşivler

Tüm saklama ortamlarında erişim; rol bazlı yetkilendirme, kayıt takibi, güçlü şifreleme ve güvenlik duvarı ile korunur.

6. Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme Yöntemleri

6.1. Silme

Verilerin kullanılamaz hale getirilmesi; sistemsel erişimlerin kaldırılması, kullanıcı hesaplarının pasifleştirilmesi ve veri tabanı düzeyinde silme işlemleri.

6.2. Yok Etme

Fiziksel veya elektronik ortamda geri getirilemeyecek şekilde imha:

  • Fiziksel dokümanların güvenli imha makinesiyle yok edilmesi

  • Sunucu veya cihazlardan geri dönüşümsüz veri kırpma yöntemleri

6.3. Anonimleştirme

Kişisel veri niteliği kaybolacak şekilde kimlik ilişkisinin tamamen koparılması (maskeleme, birleştirme, genelleştirme vb.).

7. Periyodik İmha Süreleri

Şirket, saklama süresi dolmuş kişisel verileri 6 aylık periyotlar halinde imha eder. Gerek görülmesi hâlinde olağanüstü imha işlemi yapılabilir.

8. Üçüncü Taraflara Aktarım ve Saklama

Kargo firmaları, ödeme kuruluşları, muhasebe firmaları ve teknik hizmet sağlayıcılarla paylaşılan veriler; ilgili tarafların saklama politikalarına tabi olup, yalnızca hizmetin ifası için gerekli kapsamla sınırlıdır.

9. Veri Sahibinin Hakları

Veri sahipleri; KVKK’nın 11. maddesi kapsamında

  • bilgi talep etme,

  • veriye erişme,

  • düzeltilmesini isteme,

  • silinmesini / yok edilmesini talep etme,

  • işleme faaliyetlerine itiraz etme
     gibi haklara sahiptir.

Bu talepler, Şirket’e iletildiğinde en geç 30 gün içinde yanıtlanır.

10. Politika Yürürlüğe Giriş

Bu politika yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve gerektikçe Şirket tarafından güncellenir.